ROTEIROS PARA APERFEIÇOAR AS REUNIÕES

ANTES DA REUNIÃO

Faça a seguinte pergunta: É possível resolver as questões por telefone ou por e-mail?
Caso a reunião seja de fato necessária, defina claramente os seguintes pontos:

- objetivo da reunião;
- participantes necessários;
- data da reunião;
- tempo estimado;


Na convocação: Certifique-se antes da convocação, de que a agenda dos participantes estará livre na data sugerida;

- procure utilizar a ferramenta Compromisso do Outlook, para melhor controle;

- verifique se a sala foi reservada e se dispõe dos recursos necessários;

- deixe claro para os convidados o objetivo e a pauta da reunião;

- se houver algum documento a ser discutido, envie aos participantes para leitura prévia.


NO DIA DA REUNIÃO

- Ao iniciar a reunião: Caso não estejam presentes todos os convocados, avalie a conveniência de prosseguir ou não da reunião.

- Objetivo: Ao iniciar a reunião, explique objetivamente o que será discutido e o que deverá ser decidido.

- Agenda: Informe brevemente os assuntos a serem tratados e o tempo previsto para cada assunto.

- Memória: Informe quem é o responsável pela redação da memória.

- Dinâmica: Esclareça quem conduzirá a reunião, o tempo de duração, se deverá apresentações , em que momento serão feitas as perguntas etc.

- Apresentação: Caso você utilize apresentações em Power Point, lembre-se de algumas regras básica:

• inclua slides somente os pontos principais para apóio à tomada de decisão;
• faça textos curtos;
• sempre que puder, torque a informação textual por imagens;
• utilize gráficos em vez de tabelas.