REUNIÕES: MENOS TEMPO, MAIS RESULTADOS

ANTES DA REUNIÃO

• Faça a seguinte pergunta: É possível resolver as questões por telefone ou por e-mail?

• Caso a reunião seja de fato necessária, defina claramente os seguintes pontos:

- objetivo da reunião;

- participantes necessários;

- data da reunião;

- tempo estimado;

• Na convocação: Certifique-se antes da convocação, de que a agenda dos participantes estará livre na data sugerida;

• Horário: Respeite rigorosamente os horários de início e de término da reunião. Tenha sempre um relógio para se orientar. Programe-se, para que as perguntas não excedam o tempo combinado.

• Clareza: Verifique ao longo da reunião o entendimento dos participantes sobre o assunto que está sendo tratado. Isso reduzirá dúvidas e perguntas desnecessárias.

• Conclusão: Ao final da reunião, revise o que foi discutido, confirmando com os presentes as decisões tomadas. Você pode utilizar o seguinte quadro para organizar as decisões da reunião.

ASSUNTO - DECISÃO - RESPONSÁVEL - PRAZO

APÓS A REUNIÃO

• Redija a memória da reunião em forma de tópicos e objetivos, utilizando o quadro acima para orientá-lo.


• Submeta a memória aos participantes para a aprovação em até dois dias após a reunião. E encaminhe o documento devidamente revisado e solicite apenas a aprovação, de modo a agilizar sua divulgação.

DICAS AOS PARTICIPANTES

• Cumpra o horário. Chegue ao local da reunião alguns minutos antes do horário marcado.


• Evite levar celular. Caso precise dele, deixe-o no modo silencioso. Se precisar atender alguma ligação, saia da sala discretamente. Procure sentar-se próximo à porta, para que sua saída não atrapalhe a reunião.


• Evite comentários paralelos.


• Procure ouvir mais do que falar. Fale somente o necessário, dentro do assunto em pauta e para todos os participantes.


• Deixe o apresentador terminar seu raciocínio antes de fazer perguntas. Muitas vezes, a resposta à sua dúvida pode estar no próximo slide.


• Evite sair da sala durante a reunião. Isso distrai os participantes e causa atrasos.


• Seja delicado com os colegas. Demonstre interesse na reunião. Leve papel e lápis e procure anotar os pontos importantes. Isso evita distrações.