Talento em pauta
Texto de Bernt Entschev
Durante a rotina de trabalho nas empresas, sempre é deparada com muitas reuniões de trabalho ao longo da semana. Umas muito importantes, outras nem tanto. Alguns desses momentos são fundamentais para alinhar questões pendendes na empresa. São ocasiões em que decisões são tomadas, ações são criadas e outra infinidade de coisas realmente importantes são solucionadas. Reuniões muitas vezes são vistas como perda de tempo até porque frequentemente são mal conduzidas.
Existem três tipos de reuniões básicas. As informativas, nas quais comunicados são feitas mudanças explanadas e crises amenizadas. As consultivas, quando se pede conselhos, idéias ou apóio para alguma coisa. Dentre essas, o tipo de reunião mais importante são as reuniões decisórias. Ambas são importantes, desde que bem aproveitada.
Importância
Antes de marcar um encontro com outros profissionais que trabalham com você, pondere sobre a real necessidade dessa formalidade. Algumas pessoas gostam de marcar reunião para tudo. Porém muitos assuntos podem e devem, ser tratados de forma mais rápida. Por exemplo, a simples ação de ir à mesa de um colega e decidir ali, em pé mesmo, algum assunto, já resolve o que em uma renião, tomaria horas dos dois.
Pauta
Defina pauta para as reuniões. Não há porque agendar um horário simplesmente para "definir ações", É fundamental que todos os participantes da reunião saibam quais ações são essas antes de se encontrarem, para que eles pensem sobre o assunto e façam os levantamentos necessários e não sejam pegos de surpresa com nenhum assunto desconhecido.
Pontualidade
Seja pontual e exija que todos os envolvidos sejam também. Aliás, cabe aqui um lembrete: convide para a reunião somente as pessoas realmente necessárias para aquele assunto. Não há porque envolver pessoas que nada tem a ver com um assunto. Além de ocupar o tempo do indivíduo desnecessariamente, ele, certamente, não contribuirá em nada, correndo o risco de atrapalhar as pessoas que são realmente fundamentais ali. Mas, voltando a pontualidade, quando um dos participantes atrasar, não volte às coisas que já foram conversadas. Apenas pela que ele se inteire sobre o assunto posteriormente.
Tome Nota
Anote tudo que for dito. Nem mesmo quem tem boa memória consegue lembrar de tudo que é falado em uma reunião. Anotações são importantes para auxiliá-lo futuramente no cumprimento das tarefas ali forma tratadas, ou que venham a surgir em outros momentos.
DICAS
- Evite slides. Eles são muito bom para elucidar alguns assuntos. Porém eles consomem muito tempo. Dê preferência às discussões verbais, em que todos possam interagir.
- Aproveite esses momentos para discutir idéias. São nessas ocasiões em que os profissionais têm oportunidade de complementar os conhecimentos uns dos outros.
- Dê-se o direito de negar convites. Exceto àquelas que são realmente necessárias, algumas reuniões podem ser negadas e você tem todo o direito de optar por dar prioridade a seu trabalho.
- Não perca tempo "quebrando o gelo". Reuniões profissionais servem para resolver assuntos de trabalho e não para falar do tempo lá fora, ou da festa do último final de semana.